¿Qué es una Planilla Electrónica o de Cálculo?
Son herramientas que permiten simplificar los cálculos repetitivos y examinar una situación bajo distintas hipótesis.
Son utilitarios, programas de aplicación de uso general especialmente diseñados para el tratamiento y cálculo de datos.
Las Planillas Electrónicas son también llamadas Planillas u Hojas de Cálculo, pues principalmente manejan datos numéricos.
La Planilla Electrónica es equivalente a una planilla de papel en cuanto a que está formada por filas y columnas.
Así como el Procesador de Texto es una herramienta diseñada sobre todo para el procesamiento de palabras, la Planilla de Cálculo lo es básicamente para la manipulación de números.
Usos de una Planilla de Cálculo
Las primeras planillas de cálculo fueron desarrolladas para realizar análisis financieros, pero en la actualidad constituyen una herramienta sumamente útil para la resolución de problemas adaptables a una gran variedad de áreas o disciplinas.
Su utilización se extiende a:
a) La realización de cálculos sobre la base del desarrollo de fórmulas.
b) La creación de gráficos a partir de datos introducidos en una planilla.
c) La gestión de la información, mediante la aplicación de los elementos básicos de una base de datos.
Ingreso a Excel
1. Clic en el Botón Inicio
2. Programas
3. Clic en Microsoft Excel
Partes importantes de la Pantalla Principal
· Barra de título
· Barra de menú
· Barras de herramientas (Estándar y Formato)
· Barra de Fórmulas y cuadro de nombres
· Barras de desplazamientos
· Encabezado de filas y columnas
· Celda activa y zona de celdas
· Puntero del Mouse
· Barra de etiquetas
· Barra de estado
El Libro de trabajo
El documento principal de Microsoft Excel se denomina Libro de Trabajo, y está constituido por:
· Hojas de Cálculo (256 columnas por 65536 filas)
· Hojas de gráficos
· Hojas de macros
¿Cómo crear un libro de trabajo nuevo?
A. Desde la barra de herramientas Estándar.
- Clic sobre el botón Nuevo.
B. Desde el menú Archivo.
- Clic sobre el Menú Archivo.
- Elijo la opción Nuevo…
- Elijo libro en blanco.
- Clic en el botón Aceptar.
¿Cómo abrir un documento?
A. Desde la barra de herramientas Estándar.
- Clic sobre el botón Abrir.
- Elijo unidad de disco y carpeta.
- Selecciono el archivo.
- Pulso sobre el botón Abrir.
B. Desde el menú Archivo.
- Clic sobre el Menú Archivo.
- Elijo la opción Abrir…
- Elijo unidad de disco y carpeta.
- Selecciono el archivo.
- Pulso sobre el botón Abrir.
¿Cómo cerrar un documento?
A. Desde la barra de herramientas Estándar.
- Clic sobre el Cerrar.
B. Desde el menú Archivo.
- Clic sobre el Menú Archivo.
- Elijo la opción Cerrar.
¿Cómo Guardar un libro de trabajo nuevo?
A. Desde la barra de herramientas Estándar.
- Clic sobre el botón Guardar.
- Elijo unidad de disco y carpeta.
- Escribo un nombre de archivo.
- Clic sobre el botón Guardar.
B. Desde el menú Archivo.
- Clic sobre el Menú Archivo.
- Elijo la opción Guardar…
- Elijo unidad de disco y carpeta.
- Escribo un nombre de archivo.
- Clic sobre el botón Guardar.
¿Cómo Guardar un libro de trabajo ya guardado?
A. Desde el menú Archivo.
- Clic sobre el Menú Archivo.
- Elijo la opción Guardar Como…
- Elijo unidad de disco y carpeta.
- Escribo un nombre de archivo.
- Clic sobre el botón Guardar..
¿Cómo insertar, eliminar y renombrar hojas de cálculo?
• Desde el menú Insertar elijo la opción Hoja de cálculo
• Desde el menú Edición elijo la Opción Eliminar hoja
• También, ambas operaciones se las puede realizar desde el menú contextual que aparece sobre la etiqueta del libro de trabajo.
• Para renombrar una hoja de cálculo se debe realizar doble click sobre la etiqueta, borrar el nombre preestablecido, escribir el nuevo nombre y presionar enter.
¿Cómo configurar la página?
Desde el Menú Archivo, elijo la opción Configurar página…
En la Ficha Página:
§ Defino Orientación (Horizontal o vertical)
§ Defino el tamaño del papel (A4 - legal u oficio)
En la Ficha márgenes:
• Derecho e Izquierdo
• Superior e Inferior
• Encabezado y pie de página
En la Ficha Encabezado y Pie de página:
• Personalizo el encabezado de página.
• Personalizo el pie de página.
¿Qué tipos de datos maneja Microsoft Excel?
Básicamente maneja dos tipos de datos:
1) Constantes: son aquellos valores que no dependen de ningún otro valor y se introducen directamente en la hoja de cálculo.
A su vez, se distinguen los siguientes tipos de datos:
a) Números: representan valores numéricos en el sentido estricto de la palabra.
b) Fechas y Horas: permiten manejar y operar a base de fechas y horas.
c) Texto: permite introducir caracteres para por ejemplo colocar títulos.
d) Lógicos: son usados para trabajar con funciones lógicas que incorpora Excel.
2) Fórmulas: son operaciones que dependen exclusivamente de los valores de otras celdas y carecen de sentido por sí solas.
¿Cómo ingreso datos en una hoja de cálculo?
1. Señale la celda en la que desee introducir datos. Una celda se identifica por el nombre de la columna y el de la fila, además lo puedo ver en el cuadro de nombres.
2. Escribe los datos. Los datos que escriben aparecerán en la celda activa y en la barra de fórmulas, adoptando los formatos preestablecidos.
3. Presione la tecla ENTER para introducir los datos en la celda.
Introducción de números
Para introducir un número, seleccione una celda y escriba el número. Los números pueden incluir caracteres numéricos (0 1 2 3 4 5 6 7 8 9) y cualquiera de los siguientes caracteres especiales: + - (), / $ %. E e
Introducción de fechas y horas
En Microsoft Excel, una hora o fecha está representada por un número. La fecha u hora se pueden presentar en cualquiera de los formatos incorporados escribiéndolas con el formato deseado o usando el comando Celdas del menú Formato.
Introducción de texto
En una hoja de cálculo, texto es cualquier conjunto de caracteres introducidos en una celda que Microsoft Excel no interpreta como un número, fórmula, fecha, hora, valor lógico o valor de error. Para introducir texto como una constante, seleccione una celda y escriba el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan producir en la impresora.
¿Qué es la barra de fórmulas?
La barra de fórmulas es la parte de la ventana de Microsoft Excel que se encuentra debajo de la barra de herramientas y donde se introducen y se editan los datos de las celdas de la hoja de cálculo.
La barra de fórmulas se activará automáticamente cada vez que se inserte o se edite el contenido de una celda. En ella se encuentra el cuadro de cancelación que deberá utilizar para cancelar una entrada, el cuadro de introducción con el que se podrá aceptar una entrada y el botón que activa el asistente de funciones.
La barra de fórmulas muestra el valor constante o la fórmula que se encuentra en la celda activa.
¿Qué desplazamientos puedo realizar en un libro de trabajo?
Los libros de trabajos están formados por distintas hojas. Podemos comprobarlo observando las distintas etiquetas con el nombre de cada hoja. Para desplazarse por las distintas hojas del libro se tendrá que hacer lo siguiente:
1) Para cambiar de hoja pulsar sobre la ETIQUETA de la hoja correspondiente.
2) En el caso de que la etiqueta no aparezca en la pantalla, utilizar los botones de desplazamiento: Ir a la Primera, Anterior, Siguiente, Ir a la Última.
3) Para desplazarme dentro de una hoja de cálculo uso:
• Las barras de desplazamientos
• Las flechas del cursor
• La combinación de teclas del cursor y tecla control.
• Teclas Avance de Página y Retroceso de Página.
Selecciones en una hoja de cálculo
Antes de ejecutar la mayoría de los comandos y tareas en Microsoft Excel, primero debe seleccionar la parte de la hoja de cálculo con la cual desee trabajar. Una selección consiste en elementos resaltados en la pantalla que se verán afectados por el siguiente comando o acción. Una selección en la hoja de cálculo puede ser una celda, un rango de celdas, un objeto, o bien caracteres en la barra de fórmulas.
En una hoja de cálculo se pueden hacer los siguientes tipos de selecciones:
1) De una celda individual: cuando hay una sola celda seleccionada, esta es la celda activa. Para seleccionar una celda haga clic en la celda que desee seleccionar.
2) De un rango de celdas: para seleccionar rangos de celdas deberá hacer un clic en la primera celda que se desee seleccionar y luego manteniendo presionado el botón izquierdo del Mouse arrastrar hasta llegar a la última celda de selección.
3) De una selección múltiple (rangos de celdas no consecutivos): para seleccionar rangos no consecutivos deberá seleccionar el primer rango, luego manteniendo presionada la tecla CTRL seleccionar los otros rangos.
4) Para seleccionar toda una fila pulsar con el botón izquierdo del Mouse sobre el número de la fila y para seleccionar toda una columna pulsar sobre la letra identificatoria de la columna.
5) Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo se deberá pulsar sobre el botón seleccionar todo ubicado en la intersección del encabezado de filas y encabezado de columnas.
Modificación de alto de fila y ancho de columna
• Para cambiar el ancho de una columna, se debe arrastrar el borde derecho del encabezado de columna hasta obtener la medida deseada.
• Para cambiar el ancho de varias columnas, se deben seleccionar todos los encabezados de columnas deseadas y arrastrar el borde de cualquier encabezado hasta la medida deseada.
• Para que el ancho de una columna se ajuste a un texto de una celda, se debe hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de columna.
• Para el alto de una fila, se procede de igual forma que las columnas, pero se trabaja con los encabezados de filas.
Creación y edición de series
Una serie numérica, es una sucesión de números que tienen un primer elemento y elementos que le siguen, a partir de un incremento que se establece a partir de la diferencia entre un elemento y su antecesor.
Por lo tanto para crear una serie es necesario conocer el valor del primer elemento y el valor del elemento que le sigue.
Luego, para crear la serie se debe:
- Escribir el primer número
- Escribir el elemento siguiente.
- Seleccionar ambos elementos.
- Extender la selección usando el cuadro de llenado o de arrastre.
Creación de listas predefinidas
Una lista, es una sucesión de nombres preestablecidos y con orden lógico.
Por ejemplo: días de la semana, meses del año, etc.
Para escribir una lista debo:
- Escribo el nombre de algún elemento de la lista.
- Selecciono el elemento escrito.
- Usando el cuadro de llenado, extiendo la selección hasta donde deseo.
¿Puedo ordenar datos a partir de una lista?
Existen varias formas y criterios para ordenar una lista de texto o de números, por ejemplo en forma ascendente (A a la Z, de menor a mayor) o descendente (Z a la A, de mayor a menor).
Para ordenar datos, en forma simple, en una hoja de cálculo se debe seleccionar las celdas y luego pulsar sobre los botones Orden Ascendente u Orden Descendente. Opcionalmente, Excel pregunta si quiero o no ampliar la selección.
¿Puedo ordenar los datos usando dos o tres columnas, o con más de un criterio?
Para ordenar una lista por dos o tres columnas, se puede hacer uso del cuadro de diálogo Ordenar, que aparece al elegir la opción Ordenar del menú Datos. Para ello:
1. Se establece un primer criterio en forma ascendente o descendente.
2. Se establece un segundo criterio, también en forma ascendente o descendente.
3. Se repite el paso 2, en caso de ser necesario otro criterio de ordenación.
¿Qué se puede hacer con la opción Celdas del menú Formato?
La opción Celdas del menú Formato agrupa una serie de comandos y acciones relacionados con lo que en Microsoft Word conocíamos como Fuente…, Párrafo…, Bordes y Sombreados… agrupadas por Fichas. Además aparecen otros formatos numéricos como ser: Número, moneda, fecha, etc.
Las Fichas que aparecen son:
• Número: Formatos numéricos.
• Alineación: Alineación, ajuste y dirección de texto.
• Fuente: Tipografía.
• Bordes: Contornos y líneas.
• Tramas Rellenos y sombreados.
• Operadores aritméticos y de comparación
Creación y edición de Fórmulas
La introducción de una fórmula es la técnica básica que se utiliza para analizar datos en la hoja de cálculo.
Con una fórmula puede realizar operaciones con los valores de la hoja de cálculo, tales como suma, multiplicación y comparación.
Una fórmula combina en una celda valores con operadores, tales como el signo más o el signo menos, para producir un nuevo valor a partir de los valores ya existentes.
Una fórmula puede incluir nombres o referencias de celda, valores constantes y también funciones para hojas de cálculo.
Las fórmulas siempre deben comenzar con el signo igual (=).
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